SOP คืออะไร ?

      Standard Operation Procedure (SOP) หรือ เอกสารคู่มือมาตรฐานการปฏิบัติงาน เป็น ขั้นตอน หรือ กระบวนการ ทำงานมาตรฐานขององค์กรต่างๆ ที่มีบทบาทแตกต่างกันไปตามการทำงานของหน่วยงานนั้นๆ และให้ยึดเป็นหลักในการทำงาน หากไม่มี SOP ตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ องค์กรก็จะไม่มีมาตรฐานในการทำงานและทำให้เกิดความผิดพลาดมากขึ้น

จุดประสงค์ในการเขียน SOP คือการอธิบายขั้นตอนการทำงานเพื่อควบคุม สิ่งที่องค์กรใช้ทำงาน ไม่ว่าจะเป็น พนักงาน เครื่องจักร หรือสิ่งอื่นๆให้มีการดำเนินงานที่เหมือนกัน เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นไปตามมาตรฐานขององค์กร

แล้ว SOP เขียนยังไงกันนะ ?

SOP ประกอบไปด้วยเอกสารที่ระบุขั้นตอนต่างๆโดยละเอียดและมีคำแนะนำเพื่อแก้ไขปัญหาหากเกิดการทำงานที่ผิดพลาด ขั้นตอนการทำ SOP แบบง่ายๆมีดังต่อไปนี้

Blog_SOP details.jpg

รูปแบบ

  • ชื่อเรื่อง เช่น ขั้นตอนมาตรฐานการขายสินค้าขององค์กร
  • จุดประสงค์ เช่น เพื่อให้พนักงานปฏิบัติเป็นมาตรฐานเดียวกัน
  • ขั้นตอน หรือ กระบวนการทำงานโดยละเอียดและเป็นภาษาที่เข้าใจง่าย
  • เอกสารต่างๆ ที่ใช้ประกอบการทำงาน เช่น แบบฟอร์มบันทึกการทำงาน เป็นต้น

การตรวจทานและการรับรอง

     รูปแบบและเนื้อหาของ SOP ต้องได้รับการตรวจทานอย่างถี่ถ้วนและรับรองความถูกต้องจากผู้ที่มีความเชี่ยวชาญและชำนาญในงานนั้นๆ

การแจกจ่ายและการควบคุม

     แจกจ่ายเอกสารไปยังหน่วยปฏิบัติงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง และต้องมีระบบการแจกจ่ายที่สามารถตรวจสอบและควบคุมได้ เพื่อให้ทุกที่มีการใช้ SOP ล่าสุดที่ได้ปรับปรุงแก้ไขแล้ว เช่น ส่งอีเมล หรือเขียนไว้บนเว็บไซต์บริษัทสำหรับพนักงาน เป็นต้น และต้องมีข้อกำหนดเพื่อตรวจสอบการรับรู้ว่าได้รับ SOP ล่าสุดที่ได้ปรับปรุงแก้ไขแล้วด้วย

ทบทวนและปรับปรุง

     เมื่อมีการใช้ SOP ไปแล้วต้องมีการทบทวนเป็นประจำสม่ำเสมอ เพื่อให้เหมาะสมกับการปฏิบัติงานจริงและพัฒนาการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ทันสมัยมากขึ้น อีกทั้งควรต้องมีระบบการบันทึกข้อมูลเก็บไว้ เช่น ไม่แก้ไข (no revision) แก้ไข (revision) หรือเลิกใช้ (deletion)

     หาก SOP ขององค์กรคุณในตอนนี้ซับซ้อนและมีเอกสารที่เยอะมากและอัพเดทไม่พร้อมกัน ระบบ ArgoERP เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยสำคัญที่ทำให้การทำงานขององค์กรคุณมีมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กรหรือหน่วยงานๆนั้น อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบการทำงานได้ทั้งแบบ Real Time และแบบย้อนกลับ หากมีการทำงานที่ผิดพลาดเกิดขึ้นระบบจะทำการล็อคเพื่อไม่ให้ทำงานต่อจนกว่าจะแก้ไขสำเร็จ ปรึกษาการวางแผนการทำงานพร้อมโปรโมชั่นสุดพิเศษ